Voor een lidmaatschap bij een vereniging, een inschrijving op school of een aanvraag bij een stichting is een kort contactformulier meestal niet genoeg. Je hebt al snel meerdere pagina’s met gegevens en bijlagen nodig. Als er bij het invullen iets misgaat, loop je inzendingen mis of ben je veel tijd kwijt om mensen alsnog te bereiken.
Twee problemen bij langere formulieren
Bij langere formulieren zorgen twee problemen voor de meeste frustratie. Ten eerste betekent een typfout in het e-mailadres dat je iemand niet kunt bereiken. Een aanvrager vult vier pagina’s in, typt gmial.com in plaats van gmail.com en verstuurt het formulier. Als jij wilt antwoorden, komt je bericht onbestelbaar terug.
Ten tweede betekent een gesloten tabblad dat iemand helemaal opnieuw moet beginnen. Een invuller moet bijvoorbeeld even een lidmaatschapsnummer of bestand opzoeken, sluit per ongeluk het tabblad of wil de volgende avond verdergaan. Alle antwoorden zijn dan weg, waardoor veel mensen halverwege afhaken.
E-mailadressen bevestigen met een code
Het onderdeel E-mailadres (onder Invoervelden in de ontwerper) controleert de opmaak van het adres. Daarnaast kan het invullers vragen om het adres te bevestigen met een code, zodat je weet dat ze daar mail kunnen ontvangen. Wanneer een e-mailmelding de inzending als inhoud van de e-mail verstuurt, gaat een antwoord bovendien naar het eerste E-mailadres-veld op het formulier.
Zet in de ontwerper eerst Markeer als verplicht veld aan en daarna Adres laten bevestigen met een code. Deze schakelaar vraagt om een betaald abonnement en werkt alleen op een verplicht veld. Zet je Markeer als verplicht veld later uit, dan gaat de bevestiging ook uit. In de preview van de ontwerper wordt geen code verstuurd en wordt elk adres geaccepteerd.
Wat invullers zien tijdens het bevestigen
De invuller typt een geldig adres, klikt op Stuur code en vult de code uit de e-mail in. Komt er geen code aan, dan kan diegene na kort wachten op Stuur een nieuwe code klikken.
Invullers kunnen pas naar de volgende pagina gaan of het formulier versturen nadat het adres is bevestigd. Bij het wijzigen van het adres of het herladen van het formulier moet het adres opnieuw worden bevestigd.
Antwoorden blijven automatisch bewaard bij verversen
Elk gepubliceerd formulier bewaart ingevulde antwoorden automatisch in de actieve browsersessie. Na het verversen van de pagina of bij gebruik van de knoppen voor vorige en volgende in hetzelfde tabblad komen de antwoorden meteen terug. Dit werkt niet na het sluiten van het tabblad, in een nieuw tabblad of in een andere browser.
Laat mensen opslaan en later verdergaan op hun apparaat
Voor langere formulieren kun je optionele apparaatopslag aanzetten. Dit staat standaard uit, per formulier. Klik in de ontwerper in de statusbalk op Instellingen, zet onder Pagina-instellingen de optie Respondenten mogen voortgang op dit apparaat opslaan aan en publiceer het formulier.
Invullers zien dan de balk Voortgang op dit apparaat opslaan met de knop Inschakelen. Na één klik worden hun antwoorden op hun apparaat bewaard tot ze het formulier versturen, het concept wissen of tot het verloopt. Verdere wijzigingen worden automatisch opgeslagen zodra iemand een veld verlaat, een optie kiest of naar een andere pagina gaat. Tekst die nog wordt getypt, is nog niet opgeslagen.
Komt iemand binnen zeven dagen terug, dan vraagt FormFinch Verdergaan waar je gebleven was?. De invuller kan verdergaan of op Opnieuw beginnen klikken. Het concept wissen kan op elk moment met Opgeslagen voortgang op dit apparaat wissen.
Goed om te weten voordat je het aanzet
Houd bij tussentijds opslaan rekening met deze grenzen:
- Concepten blijven op dat apparaat en in die browser staan en worden niet gesynchroniseerd met andere apparaten.
- FormFinch slaat geen conceptantwoorden op zijn servers op. Uitzondering: geüploade bestanden in een concept worden ongeveer 24 uur op de servers van FormFinch bewaard.
- Opgeslagen voortgang wordt verwijderd als het formulier wordt verstuurd, als de invuller opnieuw begint of het concept wist, of als je een nieuwe versie van het formulier publiceert.
- Een concept vervalt ook als het langer dan zeven dagen niet is bijgewerkt of meer dan 30 dagen geleden is gemaakt.
- In een privévenster of wanneer de browser opslag blokkeert, staat opslaan uit en werkt het formulier normaal.
Beide functies passen goed bij elkaar op formulieren met meerdere pagina’s, zodat je eerst het e-mailadres bevestigt en invullers daarna rustig de tijd geeft. Lees meer over het onderdeel E-mailadres, voortgang opslaan en hervatten en de formulierinstellingen.