Werk je op de administratie van een basisschool, zit je in de ouderraad of regel je als secretaris of vrijwilliger de ledenadministratie van een sportclub? Dan verzamel je regelmatig persoonsgegevens van kinderen, ouders en leden. Onder de AVG wil je daar zorgvuldig mee omgaan, zonder extra rompslomp. In deze gids lees je welke praktische gewoontes helpen bij AVG-formulieren en wat FormFinch voor je regelt. Dit overzicht is geen juridisch advies, dus volg bij specifieke vragen het privacybeleid van je eigen organisatie.
Waarom een zorgvuldig formulier telt voor een school of club
Op veel scholen en bij veel clubs lopen aanmeldingen nog via papieren strookjes of bijlagen in de e-mail. Een papieren lijst blijft makkelijk op tafel liggen. En als vrijwilligers mailtjes doorsturen, staan namen, geboortedata en opmerkingen over kinderen of leden al snel in meerdere mailboxen.
Met één online formulier in plaats van papieren lijsten en e-mailbijlagen houd je alle reacties op één plek. Invullers versturen hun gegevens via een beveiligde verbinding (https). Zo houd je overzicht en ruim je de lijst na afloop netjes op.
Vraag alleen wat je echt nodig hebt
Een goede gewoonte onder de AVG is om alleen gegevens te vragen die je echt nodig hebt voor de activiteit. Loop in de ontwerper elke vraag even langs voordat je het formulier plaatst. Heb je voor een open dag geen geboortedatum of volledig adres nodig, laat die velden dan weg. Minder vragen invullen is bovendien prettiger voor ouders en leden.
Soms heb je extra informatie nodig die alleen voor een deel van de groep geldt, zoals een dieetwens of medicijngebruik tijdens een kamp of schoolreis. Met conditionele logica toon je zo’n vervolgvraag alleen wanneer die van toepassing is. Andere invullers krijgen de vraag niet te zien. Blijft een vervolgvraag verborgen bij het versturen, dan worden verborgen antwoorden ook niet opgeslagen in de inzending.
Geen trackingcookies van FormFinch
Als ouders of clubleden jouw formulier openen, willen ze gewoon hun aanmelding doorgeven. FormFinch plaatst geen trackingcookies, waardoor er voor FormFinch zelf geen cookiebanner nodig is. Gepubliceerde formulieren laden geen scripts voor tracking of statistieken.
Let wel op één uitzondering als je een video toevoegt aan je formulier. Het onderdeel Video laadt in de modus Standaard direct YouTube of Vimeo mee met het formulier, en die videodiensten kunnen wel cookies plaatsen. Kies daarom voor Privacy eerst. Dan wordt er niets van de videodienst geladen totdat de invuller zelf op afspelen klikt.
Waar de gegevens staan en wie ze verwerkt
Als je gegevens van leerlingen, ouders en leden verzamelt, wil je weten waar die informatie blijft. FormFinch is een dienst van FormFinch VOF in Veenendaal en is sinds 2017 online. Alle accountgegevens en de gegevens die je zelf aanmaakt, worden opgeslagen op Microsoft Azure in de regio West-Europa, in Nederland en dus binnen de EU. Meer hierover lees je in de privacyverklaring.
Onder de AVG heeft een school of vereniging ook een verwerkersovereenkomst nodig. In de algemene voorwaarden van FormFinch is een verwerkersovereenkomst volgens artikel 28 van de AVG opgenomen. Deze geldt automatisch voor jouw account. Je hoeft dus geen apart document aan te vragen of te ondertekenen.
Houd de lijst na afloop schoon
Zorgvuldig werken gaat door nadat de aanmeldingen binnen zijn. In het overzicht met inzendingen bekijk je alle reacties en voeg je privé-notities bij inzendingen toe voor je eigen administratie. Invullers zien deze notities nooit, en ze staan niet in de export wanneer je exporteert naar Excel of CSV.
Is de aanmeldperiode voorbij, dan kun je het formulier sluiten. Bezoekers zien dan een melding dat het formulier geen inzendingen meer accepteert, terwijl bestaande inzendingen bewaard blijven. Na afloop van de activiteit ruim je de gegevens op via inzendingen bekijken en verwijderen. Verwijder één inzending met het prullenbakicoon (Inzending verwijderen) of selecteer er meerdere en verwijder ze in één stap. Verwijderen is definitief.
Kant-en-klare formulieren voor scholen en clubs
Je hoeft niet telkens met een leeg scherm te beginnen. Voor het basisonderwijs zijn er formulieren voor basisscholen, met een template voor een inschrijfformulier school, open dag op school, verlofaanvraag voor school, toestemming schoolreis en het tienminutengesprek. Voor verenigingen zijn er formulieren voor sportclubs, zoals een template voor cricketlidmaatschap, jeugdtenniskamp, inschrijving voor een tennistoernooi en aanmelding voor een hardloopevenement. Kies een passende template in de ontwerper en haal de vragen weg die je niet nodig hebt.
Met duidelijke afspraken en een opgeruimd formulier ga je netjes om met de gegevens van kinderen, ouders en leden.